Co pierwsze nasuwa się na myśl, kiedy słyszymy o dokumentach urzędowych?
Większość osób, czytających to pytanie pomyślało o długich tekstach, skomplikowanych zdaniach i nieznanym słownictwie. Niestety dla typowego, statystycznego Polaka, dokumenty urzędowe nie są zrozumiałe. Warto zadać sobie pytanie: co ma na to wpływ? Czy problem leży w nas, czy w osobach, które zajmują się pisaniem oraz tłumaczeniem tych dokumentów?
Teksty urzędowe
Osoby odpowiedzialne za pisanie tekstów urzędowych są wykształcone w konkretnej dziedzinie, mają bogaty zasób słownictwa, potrafią tworzyć długie teksty, które są poprawne merytorycznie. Trudność tekstu występuje jednak, ponieważ wytłumaczenie w klarowny sposób specjalistycznych zagadnień wcale nie jest takie łatwe – urzędnicy znający się na rzeczy nie myślą o tym, że dla przeciętnej osoby dany tekst nie będzie zrozumiały. Wynika to z tego, że pisząc tekst nie przyjmuje się perspektywy osoby, do której ma on być skierowany.
W dokumentach urzędowych używa się zbyt wielu rzeczowników i rozbudowanych zdań. Zmiana konstrukcji pozwoliłaby na zrozumienie w łatwy i przystępny sposób nawet skomplikowanych zagadnień, z którymi przeciętny człowiek niekoniecznie ma do czynienia na co dzień.
Na czym polegają błędy w pismach urzędowych?
Najistotniejszym błędem popełnianym przez urzędników jest tworzenie niekomunikatywnych tekstów, które są adresowane do wszystkich obywateli. Używanie abstrakcyjnych zwrotów utrudnia odbiór i interpretację. To powoduje niechęć do dokładnego analizowania dokumentów, co może się przełożyć na późniejsze problemy.
Informacja nie musi być z natury trudna do przyswojenia. Wystarczy spojrzenie na zagadnienie z perspektywy odbiorcy. Jeśli użycie specjalistycznych zwrotów jest niezbędne, należałoby, żeby były one prosto objaśnione.
Niezrozumiałość tematyki nie powinna powodować trudności w zrozumieniu dokumentu. Jeśli piszemy jakiś dokument warto wziąć pod uwagę, aby był on na tyle jasny, żeby nieznajomość zagadnień nie była przeszkodą. Podstawowym czynnikiem podczas pisania tekstów urzędowych powinno być zapewnienie czytelności i dostosowanie ich do odbiorcy. Przebieganie wzrokiem po zdaniach powinno być czynnością niewymagającą wysiłku. Długie zdania i wielosylabowe wyrazy mogą spowodować zmęczenie czytelnika. A przecież nie o to chodzi.
Co się dzieje w przypadku niezrozumienia tekstu?
Gdy czytanie tekstu sprawia nam trudności, zazwyczaj nie czytamy go dalej. Jeśli jest on długi, i zawiły, to musimy poświęcić na przeczytanie i zrozumienie go bardzo dużo czasu. Często jednak język jest na tyle specjalistyczny, że test jest niezrozumiały dla odbiorcy mimo szczerych chęci.
Umowy, akty prawne, rozporządzenia i inne tego typu dokumenty mogą sprawiać trudności w zrozumieniu, chociaż nie powinno tak być. Nie każdy odnajduje się w danej tematyce, a przecież należałoby, żeby pisma urzędowe były przystępne dla wszystkich.
