Nadanie pismu klauzuli apostille to czynność urzędowa, prowadząca do stwierdzenia autentyczności danego dokumentu. Klauzula jest poświadczeniem informującym, że pismo nie zostało sfałszowane i może być złożone w urzędzie czy instytucji w innym państwie. Czym dokładnie jest klauzula apostille oraz jak ją uzyskać?
Czym jest klauzula apostille?
Klauzula apostille poświadcza autentyczność sporządzonego dokumentu, umożliwiając przedłożenie go w odpowiednim urzędzie czy instytucji w kraju docelowym. Legalizacja urzędowych dokumentów w formie apostille obejmuje zarówno pisma prywatne, jak i handlowe. Klauzulę tę wydaje organ państwa, z którego dokument ten pochodzi – np. w Polsce jest to Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ). Wygląd apostille może różnić się w zależności od kraju. W Polsce klauzula apostille występuje w formie zadrukowanej naklejki wraz z podpisem urzędnika, urzędową pieczęcią oraz hologramem.
Podstawowym dokumentem regulującym zasady stosowania apostille jest Konwencja Haska z dnia 5 października 1961 r. Głównym założeniem konwencji jest zniesienie konieczności legalizacji dokumentów wydawanych przez zagraniczne urzędy oraz dążenie do ujednolicenia wymogów prawa międzynarodowego. W odróżnieniu od tzw. zwykłej legalizacji, procedura nadawania dokumentowi klauzuli apostille jest uproszczona. Oznacza to, że legalność pisma może być poświadczona w kraju wydania i nie jest konieczne zwracanie się w tym celu do organów państwa, w obrębie którego składany jest dokument. Warto zaznaczyć, że klauzula apostille może być wykorzystana w kraju docelowym wyłącznie wtedy, gdy państwo to jest sygnatariuszem Konwencji Haskiej. W przeciwnym razie należy skorzystać z tzw. zwykłej legalizacji.
Jak uzyskać apostille?
W Polsce klauzulę apostille nadaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Proces uzyskania apostille wymaga uiszczenia opłaty skarbowej i może być zrealizowany osobiście, przez osobę trzecią lub korespondencyjnie. Dokument musi być dostarczony wraz z podpisem i pieczęcią organu wydającego oraz wnioskiem o apostille, dostępnym w Ministerstwie Spraw Zagranicznych lub na stronie internetowej. Opatrzenie dokumentu klauzulą apostille może trwać do 30 dni od daty wpłynięcia wniosku.
Klauzula apostille – kiedy nie jest wymagana?
W przypadku niektórych dokumentów nie jest konieczne nadawanie pismu klauzuli apostille. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 znosi wymóg stosowania apostille wewnątrz UE w odniesieniu do dokumentów dotyczących: urodzenia, imienia i nazwiska, zgonu, faktów stwierdzających pozostawanie przy życiu, małżeństwa (w tym deklaracji dotyczących stanu cywilnego oraz zdolności do zawarcia małżeństwa), separacji, rozwodu lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, adopcji (przysposobienia), miejsca zamieszkania lub pobytu, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym. Brak konieczności legalizacji dokumentów wewnątrz krajów Unii Europejskiej ułatwia międzynarodowy obrót prawniczy oraz administracyjny.
